Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp (DN), các vấn đề phát sinh luôn cần được giải quyết kịp thời. Tuy nhiên, có những vấn đề chỉ có Đại hội cổ đông (ĐHCĐ) mới có quyền quyết định, song không phải lúc nào DN cũng tổ chức được ĐHCĐ bất thường.
Khi đó DN có thể chọn giải pháp thông qua quyết định ĐHCĐ dưới hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. Nhưng việc thực hiện thế nào cho đúng luật, thuận lợi cho DN, đảm bảo quyền lợi của cổ đông không phải DN nào cũng làm tốt.
Lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản đã được quy định cụ thể tại Luật DN 2005. Khoản 3, Điều 105 quy định, phiếu lấy ý kiến phải có các nội dung như: tên, địa chỉ DN, họ tên chữ ký của chủ tịch HĐQT, mục đích lấy ý kiến, thông tin riêng của mỗi cổ đông, vấn đề cần lấy ý kiến thông qua quyết định, phương án biểu quyết bao gồm tán thành, không tán thành và không có ý kiến, thời hạn phải gửi phiếu trả lời về công ty.
Ngoài những nội dung chủ yếu trên, phiếu lấy ý kiến có thể có thêm nội dung khác nhưng không được trái với quy định pháp luật. Khoản 4, Điều 105 cũng quy định phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông hoặc người đại diện hợp pháp. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu.
Các phiếu lấy ý kiến gửi về công ty sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếu lấy ý kiến hoặc đã bị mở đều không hợp lệ. Biên bản kết quả kiểm phiếu phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Khoản 5, Điều 104 quy định trong trường hợp lấy ý kiến bằng văn bản một nội dung được ĐHCĐ thông qua khi được số cổ đông đại diện ít nhất 75% tổng số phiếu biểu quyết chấp thuận, tỷ lệ cụ thể do điều lệ công ty quy định.
Điều 79 Luật DN quy định: mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết, do đó tổng số phiếu biểu quyết là toàn bộ số phiếu được quyền biểu quyết, tương ứng với toàn bộ số cổ phần của công ty, chứ không phải là số phiếu biểu quyết được đánh giá là hợp lệ trong mỗi đợt lấy ý kiến bằng văn bản.
Tuy nhiên, thời gian qua có nhiều DN hiểu và thực hiện chưa đúng các quy định pháp luật khi xin ý kiến cổ đông bằng văn bản. Các sai sót cũng khá đa dạng. Chẳng hạn CTCP Seaprodex Sài Gòn, CTCP Mediplast... quy định trong phiếu lấy ý kiến trong trường hợp cổ đông không gửi ý kiến phản hồi theo quy định về công ty xem như cổ đông đồng ý với nội dung cần biểu quyết. Quy định này của DN là hoàn toàn sai.
Việc thể hiện ý chí một chủ thể pháp luật nói chung hay cổ đông trong công ty nói riêng phải được biểu hiện một cách cụ thể, rõ ràng, mang tính khẳng định chứ không thể bị người khác suy diễn, "xem như" được. Chính vì vậy, UBCKNN đã có công văn gửi Mediplast, cho rằng việc Mediplast ghi nhận số phiếu cổ đông không gửi về là đồng ý với nội dung đề xuất và coi là phiếu hợp lệ là không phù hợp.
Do đó nghị quyết ĐHCĐ bất thường ngày 25-6-2013 của Mediplast không có hiệu lực pháp lý. Sau đó Mediplat đã phải quyết định tiến hành lại việc xin ý kiến cổ đông bằng văn bản.
Một trường hợp khác thực hiện sai quy định là CTCP Đầu tư xây dựng và vật liệu Đồng Nai (Donasand). Công ty này xin ý kiến cổ đông về việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh 2013. Donasand đã thực hiện đúng việc thống kê số phiếu không nhận được vào mục không ý kiến.
Thế nhưng, dù số phiếu biểu quyết đồng ý chỉ đạt 70,7%, song chủ tịch HĐQT Donasand vẫn ký ban hành nghị quyết về việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh 2013. Như vậy việc ban hành nghị quyết này là sai, vì nội dung xin ý kiến chưa đủ tỷ lệ thông qua 75% như Luật DN quy định, do đó nghị quyết này không có hiệu lực pháp lý.
Việc có nhiều DN thực hiện không đúng quy định về việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản đã đặt ra câu hỏi có hay không DN cố tình vi phạm để mập mờ, ép cổ đông thông qua những quyết định nhạy cảm, ảnh hưởng lớn đến kế hoạch, hoạt động của công ty? Nếu đúng như vậy, cổ đông cần có tiếng nói mạnh mẽ hơn đến DN, cơ quan quản lý, truyền thông để bảo vệ chính quyền lợi của mình.
